衡阳师范学院经费报销管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强学校财务管理，严肃财经纪律，规范支出行为，加强会计监督，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国会计法(2017年修正）》（中华人民共和国主席令第24号）《政府会计制度》（财会[2017]25号）《会计基础工作规范》(中华人民共和国财政部令第98号）和国家有关法律制度，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本规定所指报账是学校财务负责核算和管理的全部经费支出（含各类往来款、预付款等）。
第二章 经费报销原则
第三条 坚持预算刚性原则。预算一经下达，校属各部门必须严格执行，不得突破财务预算，不得跨项目、超范围开支和报销经费。
第四条 权责对等原则。学校各项经费支出实行“谁主管、谁签字、谁负责”的经济责任制。部门负责人必须遵守经费管理使用规定，经办人、证明人、部门负责人在报账原始票据上签字，对其合理性、合法性、真实性承担经济责任。
第五条 机关、教辅单位经费支出由行政一把手审批；各教学院的经费支出按经费性质审批。学院学生活动费（含研究生）、党员活动费、学费收缴奖励、毕业生就业费等由党总支一把手审批，其他经费由行政一把手审批。
第六条 回避和交叉审批原则。原则上，审批人不能审批本人、配偶、直系亲属经办的财务开支业务。若出现此类情况，审批人为单位党政正职，由单位党、政正职交叉审批；党政没有分设的，由分管校领导审批。
第七条 依法合规原则。财务报销必须基于真实发生的经济业务，取得合法合规票据后方可办理。严禁虚构经济业务，虚开发票或使用假发票套取经费；严禁将属于个人或家庭消费类的费用在各类经费中报销；严禁将部门公用经费、专项经费等按一定标准分解到个人，变相套取现金发放福利；严禁违反财经纪律，滥发津贴、奖金、劳务费和各种补助。
第八条 未按规定履行审批手续或虽已履行审批手续的经费开支项目，经审核后，如有不符合国家和学校有关规定的，不予报销。
第三章 经费审批权限及程序
第九条 学校财务审批权限根据不同经济事项和经费类别分别设定，以每次经济活动支出额度大小划分权限，逐级审批，审批人员在行使审批权时必须签署审批意见。各级审批负责人因公等原因，须由他人临时代理审批职责的，应由部门出具委托书报计划财务处备案。审批人恢复履行审批职责时，应先行书面通知计划财务处，并收回临时代理人的代理权。
第十条 经费审批一律“一事一批”，对同一业务不得化整为零，规避监督。
第十一条 经费审批权限及程序
（一）经上级主管部门批复的经费预算，支出报销实行分级审批。
（二）单笔报账金额的审批权限
1.同一事项单笔报账金额3万元（含）以下的开支，由部门负责人审批。
2.同一事项单笔报账金额3万元以上至10万元（含）的开支，经部门负责人审批后，报部门分管校领导汇总审批。
3.同一事项单笔报账金额10万元以上的开支，经部门负责人审批后，报该部门分管校领导汇总审批后，计划财务处长和分管财务校领导汇总加签，再报校长汇总审批。
（三）单张票据金额的审批权限
单张票据的审批权限，同一事项单张票据500元（含500元）以下部门负责人可以汇总审批，单张票据超过10000元（含10000元）需分管校领导加签。
（四）年初预算下达到各学院的分类型经费，单次报账金额3万元（含）以上需主管部门负责人汇总加签。
（五）“三公”经费单次报账5000元（含）以上，须分管校领导审批。
（六）个人教研、科研项目经费报销审批程序及权限按照《衡阳师范学院科研经费管理办法》执行。 横向项目经费使用根据合同执行，无合同约定的按照《衡阳师范学院横向项目管理办法》执行。学生教学、科研项目另需指导老师签批。
（七）退质保金、押金、履约保证金等经费审批
按合同约定已到质保履约期时需退质保金或项目履约期到时需退履约保证金时，经办人提出申请支付报告（加盖单位公章）并附项目合同书和质保金、押金、履约保证金的往来收据，经相关使用部门和主管部门签署意见，计划财务处会计核算科科长审核、计划财务处处长签批。审批权限参照第十一条执行。
（八）借款审批
1.借款人必须为本校在职职工。
2.公务活动或经济业务办理使用公务卡或转账支付，一般不予借款；因特殊情况办理借款的，须填写《借款单》，说明借款事由，确认借款责任人，承诺还款日期，由部门负责人(或项目负责人）和分管校领导审核。审批权限参照第十一条执行。
借款人应及时报账，原则上自借款之日起三个月内办理报账手续，超过三个月的借款，由计划财务处从借款人工资中扣回；特殊情况经借款人本人申请，部门负责人审核，分管财务校领导同意后可适当延期，延期不得超过3个月。
（九）预付款的审批
按合同需预付项目款项时，经办人需开具部门经费单并附预付款项申请报告、合同等凭据，审批权限参照第十一条执行。项目履行完成时，对方单位开具发票附项目验收单，按照预付款相同签批流程完成预付款冲销手续并支付余款。
第四章 票据管理
第十二条 开展公务活动或经济业务过程中取得的票据包括税务发票、财政性票据和其他票据。
（一）税务发票，分纸质发票和电子发票，必须是国家税务部门统一监制的发票，并加盖开票单位发票专用章。如取得增值税专用发票需提供发票联和抵扣联。
(二）收据必须使用财政部门监制的统一票据，并加盖开票单位财务专用章。
（三）其他票据。
1.国外取得的票据，外文票据主要内容须译成中文，并由翻译人签字，按票据开具日的汇率换算成人民币办理报销手续。
2.其他自制票据。人员类经费发放表由经办人录入发放系统并打印；原始凭证分割单等按规定填写。
第十三条 票据应真实、有效、基本要素齐全、手续完备。
（一）发票或收据上应注明付款单位名称、填制日期、经济业务内容、计量单位、数量、单价、金额、且不得涂改。发票名目应清晰，附件应齐全完整。发票开具应具体到项目，项目较多的可按类别开票，需附上由对方单位开票系统出具的“销售货物或者提供应税劳务、服务清单”（清单上须盖发票专用章）。
（二）发票或收据上要求填写客户单位（付款单位、购货单位，下同）时必须填列“衡阳师范学院”，填写其他单位、个人或空白等均不得报销。税务发票纳税人识别号必须填写。可写个人抬头的发票是：与学校事业发展相关应由学校承担的个人实名支出，如飞机票、车票、保险单等。
（三）各单位委托税务部门代开增值税专用发票应由代开企业在代开的增值税专用发票发票联和抵扣联的备注栏上加盖本单位的发票专用章。由税务机关代开增值税普通发票，由税务机关在发票的备注栏上，加盖税务机关代开发票专用章；个人委托税务部门开的增值税普通发票，除加盖税务局代开发票专用章外，还须详细填写收款人姓名、身份证号和联系方式。
（四）单张发票上所列支出需与其他单位共同承担，且原始发票留存对方单位的，应由对方单位开具有其单位财务专用章的原始凭证分割单，并提供发票复印件。原始凭证分割单应具备的基本内容：凭证名称、填制凭证日期及凭证号码、填制凭证单位名称、经办人签名、发票金额分摊情况等。
第十四条 不符合财务制度规定和要求的票据不予报销。
第十五条 遗失票据的报销规定
（一）从外单位取得的原始凭证如有遗失，提供加盖出票单位发票专用章或财务专用章的票据记账联或存根联复印件，附经办人书面说明，部门负责人审批后，方能作为报销的依据，据实报销。
（二）遗失车船和飞机票的，必须书面说明遗失原因，提供订票信息和支付凭据，部门负责人审批后方可据实报销。
第十六条 为确保会计信息的及时性和准确性，支出业务发生之日起原则上一个月内报销，遇假期顺延，因特殊原因未能在当年报销的，要求在下年度第一季度内全部报销完毕。否则过期票据一律不予报销。
第五章 经费报销
第十七条 差旅费的报销：差旅费报销按《衡阳师范学院差旅费管理办法》执行，未按规定开支的差旅费，超支部分由个人自理。
第十八条 会议费的报销：提供会议通知、会议审批意见、会议费预决算表、代表签到表、发票、费用清单、委托协议或合同等资料。会议费标准严格按照《湖南省省直机关会议费管理办法》（湘财行〔2018〕17号）执行。
第十九条 培训费的报销：提供培训通知、培训审批文件、实际参加人员签到表、发票、费用清单。培训费标准严格按照《湖南省省直机关培训费管理办法》（湘财行〔2017〕7号）执行。
第二十条 基建、修缮工程、货物和服务项目等支出，学校主管部门应该根据相关法律法规规定，组织相应的招投标或采购，负责提供会议纪要、合同、票据、验收报告或审计结论等资料，按程序签批后，计划财务处审核、付款。
第二十一条 造表发放的各类款项，部门必须在个人收入发放系统中录入并打印，发放表须加盖部门或学院公章，按程序签批，由计划财务处通过银行电子支付到个人卡上。
第六章 资金结算
第二十二条 支付原则上采用对公转账或公务卡结算方式，严格控制现金结算行为。
第二十三条 发票或收据上收款单位名称与加盖发票专用章的名称必须完全一致；按合同支付款项，转账的单位和账号必须与合同上的单位名称和账号一致。
第二十四条 在公务卡结算范围内的日常公用和零星购买支出,凡在具备刷卡条件商户消费的，一律要使用公务卡结算。在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出，以及在县级以下（不包括县级）地区发生的公务支出，可暂不使用公务卡结算。具体参照《衡阳师范学院公务卡管理办法》执行。使用公务卡结算的公务支出，必须在发卡行规定的免息期还款期前5个工作日，到计划财务处报销，以免造成罚息、滞纳金、资信等影响。
第七章 附则
第二十五条 本办法中所涉及的上级文件和规定如有更新，则按新的文件和规定执行。
第二十六条 本办法自2022年1月1日起实施，由计划财务处负责解释。
