教育经费管理研讨会
（在财务人员、各系院办公室主任和职能部门报账员研讨会上的发言）
——计划财务处副处长：刘中华
一、 如何正确认识和使用发票？
1、什么叫发票
发票是指一切单位和个人在购销商品、提供劳务或接受劳务、服务以及从事其他经营活动，所提供给对方的收付款的书面证明。是财务收支的法定凭证，是审计机关、税务机关执法检查的重要依据，同时，发票也是保护消费者权益的法定依据。
2、发票的种类
发票的种类由省级以上税务机关根据社会经济活动的需要确定。常用的发票分类方法和发票种类有如下几种：
⑴按照行业分类，发票可分为工业类发票、商业类发票、服务业发票、交通运输类发票等。
⑵按印刷发票纸质不同，发票可分为普通发票、涂碳纸发票、
无碳纸发票等。
⑶按照发票全额级别的不同，可分为千元版发票，万元版发票，十万元版发票，百万元版发票等。
⑷按照发票填开全额的不同限制，可分为无限额发票，限额发票，定额发票等。
⑸按照发票用途的不同，可分为特种发票、行业发票、专业发票等。
⑹按照发票使用对象的不同限制，可分为通用发票和单位具名发票等。
⑺按照发票填开方式的不同，可分为手写发票、剪贴发票、计算机打印发票。
通俗地说，发票分为普通发票和增值税专用发票。
普通发票由行业发票和专用发票组成。行业发票适用于某个行业和经营业务，如商业零售统一发票，商业批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等。专用发票仅适用于某一经营项目，如广告费结算发票、商品房销售发票等。
普通发票的基本联次为三联：第一联为存根联、第二联为发票联、第三联为记帐联。
提示：高等院校使用行政事业性收费收据是财政部门监制的属于会计记帐凭证范围之内的合法有效的支付凭证。虽不属于发票（因为发票是由税务部门监制的）。但视同发票管理和使用。这是财政部门针对非营利行政事业单位的业务需要而印制的一种特殊票据。
3、发票的主要内容
发票一般包括：票头（发票名称）、字轨号码（发票代码和号码）、联次及用途、客户名称、银行开户帐号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、金额、以及大小写金额、经手人、单位印章、开票日期等内容。
实行增值税的单位所使用的增值税专用发票还应有联种、税率、税额等内容。
4、发票的作用和意义
发票是记录经营活动的一种原始证明；发票是加强财务会计管理，保护国家财产安全的重要手段；是税务稽查的重要依据；是维护社会秩序的重要工具；是保护消费者合法权益的有效凭证。
⑴发票是记录经营活动的一种原始证明。由于发票上载明的经济事项较为完整，既有填制单位印章，又有经办人签章，还有监制机关、字轨号码、发票代码等，具有法律证明效力。它为工商部门检查经济合同，处理合同纠纷，法院裁定民事诉讼，消费者向销货方要求调换、退货、修理商品，公安机关核发车船牌照，保险公司理赔等，提供了重要依据。所以消费者个人养成主动索取发票的习惯是维护自身合法权益的保障。
⑵发票是加强财务会计管理，保护国家财产安全的重要手段。发票是会计核算的原始凭证，正确地填制发票是正确地进行会计核算的基础。只有填制合法、真实的发票，会计核算资料才会真实可信，会计核算质量才有可靠的保证，提供的会计信息才会准确、完整。
⑶发票是税务稽查的重要依据。发票一经开具，票面上便载明征税对象的名称、数量、金额，为计税基数提供了原始可靠的依据，发票还为计算应税所得额、应税财产提供必备资料。离开了发票，要准确计算应纳税额是不可能的，所以税务稽查往往从发票检查入手。
⑷发票是维护社会秩序的重要工具。发票具有证明作用，在一定条件下又有合同的性质。多年来的实践证明，各类发票违法行为，不仅与偷税骗税有关，还与社会秩序的诸多方面，如投机倒把、贪污受贿、走私贩私等案件关系甚大。发票这一道防线一松，将为经济领域的违法犯罪打开方便之门。所以，管好发票，不仅是税务机关自身的责任，也是整个社会的工作。
⑸发票是保护消费者合法权益的有效凭证。
5、如何正确认识和依法使用发票
2011年2月，国务院和国家税务总局分别公布了新修订的《中华人民共和国发票管理办法》及实施细则，完善了发票管理措施，更好地保护了纳税人和广大消费者的正当权益。那么，在日常生活中，我们怎样认识、使用发票呢？
⑴怎样认识假发票。发票的真伪可以从三个方面来进行鉴别：
其一，发票要有税务监制章和发票专用章。发票监制章是识别发票真伪的重要标志。我国从1993年起，在全国范围内统一启用新版普通发票“发票监制章”，其形状为椭圆形，规格长轴为3厘米，短轴为2厘米，边宽0.1厘米，内环刻制“全国统一发票监制章”字样，下环刻制“某某税务局监制”字样，中间刻制税务机关所在地的省、市全称或简称，如我省为“湖南省某某市（地、县）”的全称，中间刻制字体为正楷，印色为大红色，用防伪专用油墨套印在发票联票头正中央。使用发票监制仪，可呈桔红色荧光反应。
其二，可以从发票用纸上鉴别。目前，普通发票中的发票联一律采用全国统一发票专用水印纸印刷，纸中有菱形水印图案，中间标有“SW”字样，发票联上方椭圆形“发票监制章”及发票号码采用在紫外线灯下呈桔红色反应的大红色荧光油墨印刷。
其三，可直接到当地税务机关查验。日前，消费者可拨打全国12366纳税服务热线电话或者登陆相关税务网站，通过输入发票号码、代码查询发票相关信息，方可辨别真伪。目前，社会上出现了很多发票号码、代码都是真实的“克隆发票”，这类假发票靠电话和网站无法辨别，需要到税务部门进行人工鉴定。
今年7月份，与衡阳市公安局经济犯罪侦察大队李澄宇队长、市地税局票据科廖伟科长查一案件时，他们告诉我，现在的机打发票很多，一定要注意辨别真伪，要看清楚机打发票是否有发票代码、发票号码、机打号码、机器编号、收款单位、税号、开票日期、付款单位或个人、项目、小写合计、大写合计、税控号等要素，缺少机打号码和税控号的，或字体、颜色不一致的很有可能就是假发票了。
⑵怎样正确使用发票
从2011年2月1日起全国启用新的发票专用章式样。
发票是按照用途和行业划分使用范围的，每一种发票只能用于收取规定行业或特定用途的款项。发票不得跨行业或者超范围使用，禁止混用、串用发票，更不得代开、虚开。
一切用票单位和个人都应指定专人负责管理发票，指定专人开具发票。慎开发票时，必须按发票上规定的栏目如实规范填写。填写时客户名称必须填写全称，不能简写，更不能省略不写。
作为商品或劳务的接受者——消费者，应该向商品或劳务的提供者索取发票。因为发票是惟一的合法的商品交易凭证。如若发生购销争议，发票就是最合法的证据，只有及时索取了发票，才能有效地保护消费者自身的合法权益。
提示一：教师横向进校课题经费，须到地税务局开具地税发票（目前在雁峰区地税务局）。
提示二：根据《会计法》规定，对以假发票、白条子、销售单等不合法凭证做为发票使用或记账的，会计机构、会计人员可不予受理。
提示三：对于未按规定使用发票的行为构成犯罪的，应移送司法机关依法处理。近年来，增值税专用发票犯罪案件时有发生，在全国有影响的利用增值税专用发票犯罪案件有“金华案件”“恩威案件”等，当事人都受到了党纪、政纪、刑事处理，罪行严重的被处以极刑。
二、 严格履行财务报账程序
为严肃财经纪律，加强会计监督，本着规范、高效，更好地为教学、科研服务的宗旨，必须严格财务报帐程序。
（一）、目前，院系各部门经费管理中存在的主要问题
1、个别部门不熟悉本部门所管理的经费，不明确预算开支范围，盲目支出，以致跨项目使用经费。
2、个别部门对报帐审批程序不太了解，在报账过程中签字手续不全，不规范。发放加班费的表中字迹有雷同，找人代签的现象。
3、有连号的小金额发票，形成套取现金的现象。
4、填写票据要素不齐全（如日期、单位名称、小写、大写金额、公章等）；购办公用品、耗材和印刷费没有附清单；金额超过2000元要转帐的怕麻烦，交易时支付现金的情况较多；票据粘贴不规范等。
5、科研经费收入中，有与课题研究无关的发票报帐的现象。
（二）经费的审批原则和权限
原则：按照“谁主管、谁签字、谁负责”的原则，各级审批人应根据各自的职责、分工和所授权限，在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。
各系部、部门处室可确定一名财务专管员负责本单位的报帐及财务事项的办理。从我院的情况来看，系部的办公室主任、机关处室的综合科长履行了此职责。
权限：《衡阳师范学院财务管理若干规定》中明确：
1、部门经费（指预算经费和自管经费）在500元以下（不含500元）由经办人、部门副职签字，再部门主要负责人一支笔审批；500元以上由经办人、部门副职和主要负责人签字后报主管院领导审批。（指行政经费与党务经费分开）。
2、人员经费（含酬金、津贴、临时工资、司机出车补助、丧葬及遗属补助、探亲费、独生子女费、学生奖助学金等）、专项经费（含基建维修经费、机动车辆维持费、设备费、图书资料购置费等）由部门主要领导审批后报主管院领导审批；50000元以上财务处长审签后送主管院领导签批，然后报院长审批。
3、所有课题研究经费必须经机关职能部门负责人签批。其中单张发票金额500元（不含500元）以下的由经课题负责人签字后送各系部主管副职和系主任签字；500元以上的由系部主管副职和系主任签字后送职能部门负责人加签；1000元以上的还需报主管院领导加签审批。
（三）主要业务报销程序及规定
1、借款
①借款人必须是我院的在职人员。借款按“前款未清，后款不借”的原则办理。
②借款时，借款人应认真填写《衡阳师范学院借款单》列名借款事由、金额、借款开支项目等内容，经办人签字，部门负责人签字，分管院领导审批，计划财务处会计出纳科科长审核有无经费指标，财务处负责人审批。
③2013年3月新出台的《衡阳师范学院财务管理补充规定》：5000元（含）以下不予借款，5000元以上的由部门负责人，分管院领导，计划财务处会计出纳科长，计划财务处负责人签批。
④借款后，应及时办理报销手续，差旅费、业务费及其他现金形式的借款，应在业务完成后的一个月内办理报销手续。材料采购、设备等借款，应按合同约定条款按期报帐。
⑤借款超过规定时间2个月未办理报销手续的，财务部门有权从工资中扣回（提示：资金管理规定，借公款超过3个月不偿还的属于挪用公款）。
⑥的士票、住宿费超标、车船票超标和2000元以上单张发票支付现金的须财务处负责人加签。
（四）报帐的基本要求
1、严肃财政纪律，各部门对取得发票的真实性、合法性负责，不允许做假账和套取现金。
2、在外开具的票据，内容要填写齐全，并加盖出票单位财务专用章或发票专用章。基本内容应包括：付款单位名称；日期、金额（大小写应一致）；经济业务内容，属于购买实物的，要注明品名、数量、单价和金额等。
3、报销票据不得涂改、挖补，如发现有误，应由开出单位重开或者更正。更正处应加盖开出单位财务专用章或发票专用章。若大小写有误或涂改，须重新开具。
4、报销票据应由经手人、证明人（或项目负责人），部门负责人等满足3个人在每张发票上签字方可报销；购买实物的应增加验收人的签字。
5、票据的报销期限
票据原则上须当年报销。特殊情况（如出国在外学习）未能及时报帐的，要说明情况，经计划财务处领导审批才能报销。有些发票注明了有效时间，超过该时间的不能作为发票使用，特别是跨年度的发票要注意看清楚。
6、下列票据，财务部门应拒绝受理：
①假票据（发票）；
②套用其他单位开具的票据；
③漏盖财务专用章或发票专用章的票据，或只盖有出具单位行政公章的票据；
④大小写金额不符的票据；
⑤内容有涂改且没有按规定更正的票据；
⑥发票类型与发生的经济业务内容不符的票据（如服务业发票内容开具办公用品等）；
⑦超过使用期限的票据。
7、下列票据报帐时需附清单：
①办公用品、印刷品、耗材等单张发票金额在500元以上的；
②定期、定点结算的用餐或住宿费等。
8、丢失票据的报销
如因保管不慎丢失原始票据的，需向出票单位取得存根联或记帐联复印件，并加盖出票单位财务专用章或发票专用章，并书面说明。由所在单位领导签字，经财务部门负责人审批报分管财务的院领导签批后方可报销。
丢失车票、船票或飞机票的需有书面说明，需有证明人和单位领导签字，经财务部门负责人签批、报分管财务的院领导审批方可报销。
（五）、全面推行公务卡结算
1、公务卡结算政策的出台背景。2007年，财政部颁布了《中央预算单位公务卡管理暂行办法》，财库（2007）63号。我省2008年7月出台了《湖南省行政事业单位公务卡结算试点方案》和《湖南省预算单位公务卡管理暂行办法》，2011年底，财政部下发通知，决定在中央预算单位实施公务卡强制结算目录。为了适应国库集中支付制度改革的要求，规范财务管理，控制现金流量，堵塞虚假发票。贯彻落实省财政厅、教育厅的指示精神，2012年6月我院出台印发了《衡阳师范学院公务卡管理办法》，（院财字[2012]3号）。
2、什么叫公务卡？所谓公务卡，是指财政预算单位工作人员持有的主要用于日常公务支出和财务报销业务的个人信用卡。
3、公务卡消费范围。主要包括：印刷费、咨询费、差旅费、会议费、培训费、邮寄费、交通费、劳务费、租赁费，小型维修费、公务接待费及公务卡信用额度限额内的零星商品购买支出等。
4、相关说明。（提示：学院公务卡管理办法十三条）：在公务卡结算范围内的日常公用和零星购买支出，凡在具有刷卡条件商户消费的，一律要使用公务卡结算
（提示：学院公务卡管理办法第十四条）：对个别商业服务网点无法使用公务卡结算的零星公务支出，需另作说明，并经财务审核人员审核后方可报销。
为便于报账结算，各系院的办公室主任、教学秘书、有科研经费收入报账的教职工，机关处室负责报账的财务专员一定要办好公务卡，今后在外消费时最大限度地使用公务卡结算，国库集中支付制度已强行要求国家行政机、事业单位工作人员广泛推行公务卡结算。
二〇一三年十月十七日
